Definición:
Ahora
bien, ni en teoría de situaciones ni en otras teorías se define explícitamente
el flujo de información. Tan sólo se dice que hay flujo de información cuando
hay estados de cosas que aportan información unos sobre otros. Toda definición
de flujo informativo, por tanto, debe basarse en el concepto de información.
Si
llamamos "sistema distribuido" a un conjunto de estados de cosas
capaces de informar unos sobre otros (Barwise y Seligman 1997), y llamamos
"transferencia de información" al hecho de que -dentro de un sistema
distribuido- un estado de cosas informa efectivamente sobre otro, entonces
podemos definir el flujo de información de un sistema distribuido como el
conjunto de todas sus transferencias de información de acuerdo a un cierto análisis
y en referencia a un cierto período de tiempo. Esta definición tiene la virtud
de ajustarse tanto al sentido común como a los conceptos más elementales de
teoría de situaciones.
Información y flujo de información
La
teoría de situaciones distingue entre la información y el flujo de información
(Devlin 1991: 142-144). El presupuesto fundamental es que la información es
abstracta y sirve para clasificar estados de cosas concretos. Sobre este
presupuesto se fundamenta la siguiente distinción:
Existe
información sobre un estado de cosas cuando somos capaces de clasificarlo de
acuerdo a objetos abstractos, tales como vectores, momentos del tiempo o
fórmulas lógicas. Decimos entonces que el estado de cosas sustenta (supports)
cierta información. Ejemplo: tenemos información sobre el camarero al saber que
sus manos están muy sucias.
Existe flujo de
información de un estado de cosas a otro cuando cierta clasificación del
primero indica cierta clasificación del segundo. Decimos entonces que el primer
estado de cosas transporta (carries) información acerca del segundo. Ejemplo:
el hecho de que el camarero tenga las manos sucias indica o aporta la
información de que la comida en mi plato puede tener algo de suciedad.
Ejemplo:
La información se
elabora para ser utilizada por distintos usuarios. Por ese motivo, circula
entre distintas personas, sectores u organizaciones. En una organización esta
circulación se llama flujo de la información, y expresa la forma en que pasa de
un sector a otro de la misma.
Fuente: Extraido desde: (http://contenidosdigitales.ulp.edu.ar/exe/sistemadeinfo/flujo_de_la_informacin.html)
Como
ves en el gráfico anterior, este flujo de la información puede ser de arriba
hacia abajo, de abajo hacia arriba o lateralmente.
En
el sistema graficado el flujo de información interno de la empresa se muestra
de manera horizontal (procesa información), y las actividades en relación con
su entorno se presentan de manera vertical (capta información).
·
La actividad comercial de una empresa generalmente se
inicia con la adquisición de mercaderías, por lo que iniciaremos el análisis
del Flujo de Información por las compras. Cuando la organización realiza sus
adquisiciones recibe las facturas emitidas por sus proveedores, las que serán
registradas en el Libro de Compras, detallando la cantidad, precio o importe de
las mercaderías y la forma de pago de éstas. Toda compra genera el débito o
entrada de bienes (mercaderías) y la salida o crédito de efectivo, también una
obligación legal frente al Estado (pago de impuestos).
·
Luego la empresa
realiza las ventas de mercaderías a sus clientes. Emite las facturas
correspondientes, las mismas son registradas en el Libro de Ventas, considerando la cantidad, precio de las
mercaderías y la forma de pago. Estas ventas generan la entrada o débito de
efectivo y la salida o crédito de mercaderías, estableciendo también los
impuestos de Ley.
·
En el Almacén se
registra el ingreso de mercaderías y la salida de éstas (inventario).
·
El Libro Diario
Centraliza la información generada en los libros de Compras, Ventas, Caja e
inventario de almacén.
·
El registro de otras
operaciones colaterales al negocio, se elabora en hoja de trabajo adicionales,
las que luego de resumidas, serán centralizadas en el Libro Diario.
·
El traslado de la
información del Libro Diario al libro Mayor de cada cuenta muestra el
movimiento de las Cuentas por separado, sumas de los débitos y créditos y
saldos de las mismas.
