Flujo de Información

Definición:

Ahora bien, ni en teoría de situaciones ni en otras teorías se define explícitamente el flujo de información. Tan sólo se dice que hay flujo de información cuando hay estados de cosas que aportan información unos sobre otros. Toda definición de flujo informativo, por tanto, debe basarse en el concepto de información.

Si llamamos "sistema distribuido" a un conjunto de estados de cosas capaces de informar unos sobre otros (Barwise y Seligman 1997), y llamamos "transferencia de información" al hecho de que -dentro de un sistema distribuido- un estado de cosas informa efectivamente sobre otro, entonces podemos definir el flujo de información de un sistema distribuido como el conjunto de todas sus transferencias de información de acuerdo a un cierto análisis y en referencia a un cierto período de tiempo. Esta definición tiene la virtud de ajustarse tanto al sentido común como a los conceptos más elementales de teoría de situaciones.

Información y flujo de información

La teoría de situaciones distingue entre la información y el flujo de información (Devlin 1991: 142-144). El presupuesto fundamental es que la información es abstracta y sirve para clasificar estados de cosas concretos. Sobre este presupuesto se fundamenta la siguiente distinción:

Existe información sobre un estado de cosas cuando somos capaces de clasificarlo de acuerdo a objetos abstractos, tales como vectores, momentos del tiempo o fórmulas lógicas. Decimos entonces que el estado de cosas sustenta (supports) cierta información. Ejemplo: tenemos información sobre el camarero al saber que sus manos están muy sucias.

Existe flujo de información de un estado de cosas a otro cuando cierta clasificación del primero indica cierta clasificación del segundo. Decimos entonces que el primer estado de cosas transporta (carries) información acerca del segundo. Ejemplo: el hecho de que el camarero tenga las manos sucias indica o aporta la información de que la comida en mi plato puede tener algo de suciedad.

Ejemplo:

La información se elabora para ser utilizada por distintos usuarios. Por ese motivo, circula entre distintas personas, sectores u organizaciones. En una organización esta circulación se llama flujo de la información, y expresa la forma en que pasa de un sector a otro de la misma.

Fuente: Extraido desde: (http://contenidosdigitales.ulp.edu.ar/exe/sistemadeinfo/flujo_de_la_informacin.html)

Como ves en el gráfico anterior, este flujo de la información puede ser de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba o lateralmente.

En el sistema graficado el flujo de información interno de la empresa se muestra de manera horizontal (procesa información), y las actividades en relación con su entorno se presentan de manera vertical (capta información).

·      La actividad  comercial de una empresa generalmente se inicia con la adquisición de mercaderías, por lo que iniciaremos el análisis del Flujo de Información por las compras. Cuando la organización realiza sus adquisiciones recibe las facturas emitidas por sus proveedores, las que serán registradas en el Libro de Compras, detallando la cantidad, precio o importe de las mercaderías y la forma de pago de éstas. Toda compra genera el débito o entrada de bienes (mercaderías) y la salida o crédito de efectivo, también una obligación legal frente al Estado (pago de impuestos).

·      Luego la empresa realiza las ventas de mercaderías a sus clientes. Emite las facturas correspondientes, las mismas son registradas en el Libro de Ventas,  considerando la cantidad, precio de las mercaderías y la forma de pago. Estas ventas generan la entrada o débito de efectivo y la salida o crédito de mercaderías, estableciendo también los impuestos de Ley.

·      En el Almacén se registra el ingreso de mercaderías y la salida de éstas (inventario).

·      El Libro Diario Centraliza la información generada en los libros de Compras, Ventas, Caja e inventario de almacén.

·      El registro de otras operaciones colaterales al negocio, se elabora en hoja de trabajo adicionales, las que luego de resumidas, serán centralizadas en el Libro Diario.

·      El traslado de la información del Libro Diario al libro Mayor de cada cuenta muestra el movimiento de las Cuentas por separado, sumas de los débitos y créditos y saldos de las mismas.